1. План поповнення
Розрахуйте потребу за продажами й залишками, врахуйте страховий запас, строки постачання та бюджет. Перед створенням замовлень план можна переглянути.
ПОПИТ → ЗАМОВЛЕННЯ → ПРИЙМАННЯ → СКЛАД
Автоматизація закупівель і складу для магазину
Автоматизація закупівель і складу в OutPOSt охоплює планування поповнення, створення замовлень постачальникам, часткове приймання поставок і рух товарів між складами однієї локальної бази. Менеджер бачить, що потрібно замовити, що вже отримано та що ще очікується. Окремо показано, як проведені закупівлі пов’язані з партіями та FEFO.
АВТОМАТИЗАЦІЯ ЗАКУПІВЕЛЬ: ПРАКТИЧНИЙ СЦЕНАРІЙ
Що замовити, що приїхало і що залишилося в очікуванні.
Тут ідеться саме про постачання й рух запасів, а не про налаштування роздрібної каси. OutPOSt допомагає обробляти документи закупівлі послідовно — від потреби до підтвердженого приходу.
2. Замовлення постачальнику
Створіть керовану чернетку, перевірте позиції й кількості, а після відправлення відстежуйте статус документа.
3. Часткове приймання й склад
Прийміть лише фактично доставлену кількість; решта залишиться в очікуванні. Для кількох складів передбачені окремі документи переміщення.
РЕАЛЬНИЙ СЦЕНАРІЙ · ЗАКУПІВЛІ ТА ПРИЙМАННЯ
Від плану поповнення до часткового приймання
Шість послідовних кадрів показують реальний цикл: OutPOSt розраховує потребу, створює чернетки за постачальниками, дозволяє їх виправити та контролює фактичне приймання поставки.
Розрахуйте потребу в товарі
OutPOSt аналізує продажі, поточний залишок і правила товару та показує рекомендовану кількість, постачальника і суму майбутнього замовлення.
Перевірте план до запису
Обрані товари групуються за постачальниками. Перед створенням видно кількість чернеток, позицій і суму — склад при цьому ще не змінюється.
Контролюйте статус кожного замовлення
У реєстрі видно чернетки, відправлені замовлення та частково отримані поставки. Старі документи залишаються в історії.
Виправте чернетку перед замовленням
Кількість, закупівельну ціну, код постачальника, очікувану дату та коментар можна відкоригувати до фактичного замовлення.
Прийміть лише те, що реально приїхало
Для кожного рядка окремо задається прийнята й відхилена кількість та фактична ціна. Непоставлена частина залишається в очікуванні.
Бачте, що отримано і що ще очікується
Після проведення документ показує замовлену, отриману, відхилену й залишкову кількість. Наступну частину поставки можна прийняти пізніше.
Кадри зроблено в OutPOSt на ізольованих демонстраційних даних. Показано цикл автопоповнення, редагування замовлень і часткового приймання. Натисніть на будь-який кадр, щоб відкрити його в тому самому вікні.
РЕАЛЬНИЙ СЦЕНАРІЙ · ПЕРЕМІЩЕННЯ МІЖ СКЛАДАМИ
Від чернетки переміщення до часткового приймання
Шість послідовних кадрів показують внутрішній рух між складами однієї локальної бази: документ створюється як чернетка, повторно перевіряється перед відправленням, списує товар зі складу-відправника та зараховує одержувачу лише фактично прийняту кількість.
Усі переміщення під контролем
Реєстр показує стан документа, склад-відправник і склад-одержувач, суму, деталі, пошук та фільтри маршруту, періоду й статусу.
Уточніть документ до відправлення
У збереженій чернетці можна виправити маршрут, товари, кількість і коментар. Чернетка ще не резервує і не списує товар зі складу.
Перед відправленням склад перевіряється ще раз
Після явного підтвердження всі позиції атомарно списуються зі складу-відправника. На склад-одержувач у цей момент товар ще не зараховується.
Приймайте лише те, що фактично доставлено
По кожному товару видно відправлену, уже прийняту й залишкову кількість. Нуль у полі приймання означає, що позицію продовжують чекати.
Неприйнята частина залишається в дорозі
До складу-одержувача потрапляє тільки підтверджена кількість, а решта документа зберігається як очікувана до наступного приймання.
Історія показує хто, коли і що змінив
Створення, редагування, відправлення та приймання зберігаються з автором, часом, причиною і станом товарів на момент обраної дії.
Важливо: це кілька складів усередині однієї локальної бази OutPOSt, а не синхронізація незалежних ПК або магазинів. Товар «у дорозі» ще не є залишком складу-одержувача; проведене відправлення не скасовується, скасувати можна лише чернетку. Поточний сценарій не заявляє резервування, облік транспортних втрат, автоматичний FEFO/розподіл партій або друк накладної.
01 · АВТОПОПОВНЕННЯ
Не просто «мало товару», а розрахунок — скільки саме замовити.
План поповнення використовує фактичні продажі, залишок, уже замовлену кількість і правила конкретного товару. Користувач бачить рекомендацію окремо від ручної кількості й сам підтверджує, що піде в замовлення.
Параметри плану
- Період продажів, страховий запас, склад і бюджет.
- Пошук за назвою, кодом, артикулом і штрихкодом.
- Фільтри категорії, постачальника та стану рекомендації.
- Ручна кількість не підміняється непомітно автоматичним прогнозом.
Правила товару
- Цільовий запас у днях або мінімум/максимум.
- Точка замовлення та фіксована партія.
- Строк доставки, страховий запас і кратність упаковки.
- Рекомендація округлюється до дозволеної упаковки.
Безпечне створення
- Перед записом показується повний preview плану.
- По одному документу-чернетці на кожного постачальника.
- Перевищення бюджету блокує збереження з поясненням.
- Планування не проводить закупівлю й не змінює склад.
02 · ЗАМОВЛЕННЯ ПОСТАЧАЛЬНИКАМ
Чернетку можна виправити. Поставку — приймати частинами.
Замовлення живе окремо від фактичної закупівлі: спочатку його можна перевірити та відредагувати, а під час поставки внести тільки те, що реально отримано сьогодні.
Редагування чернетки
- Кількість і закупівельна ціна.
- Код товару постачальника.
- Очікувана дата та коментар.
- Додавання й вилучення позицій до замовлення.
Часткове приймання
- «Прийняти зараз», «Відхилити» і «Далі чекати» по кожному товару.
- Фактична ціна поставки може відрізнятися від ціни чернетки.
- Для відхиленої кількості фіксується причина.
- Дробові кількості підтримуються для відповідних одиниць.
Статуси й контроль
- Чернетка → Замовлено → Частково отримано → Закрито.
- Пошук і фільтр стану по всій історії замовлень.
- CSV та детальний перегляд рядків документа.
- Залишкова кількість продовжує очікувати наступну поставку.
03 · ПРИЙМАННЯ І СКЛАД
На склад потрапляє лише підтверджена фактична поставка.
Проведення приймання створює закупівлю тільки на прийняту кількість. Відхилені товари не збільшують склад, а невказаний залишок замовлення не зникає — його можна отримати наступного разу.
Що змінюється
- Прийнята кількість збільшує фактичний залишок.
- Формується проведена закупівельна сесія на прийняті позиції.
- Оновлюється складська історія та собівартість відповідно до проведення.
- Рядки замовлення зберігають отриману, відхилену й залишкову кількість.
Що не губиться
- Чинна роздрібна ціна товару.
- Податкова група та всі штрихкоди картки.
- Непоставлена частина замовлення.
- Історія попередніх приймань документа.
Постачальник і розрахунки
- Картка постачальника зберігає закупівлі, платежі та заборгованість.
- Фактичне приймання й розрахунок із постачальником залишаються контрольованими операціями.
- Поставка не надсилається в MINI‑T400 автоматично самим вікном приймання.
- Права на перегляд, редагування і проведення розділені.
Чи OutPOSt сам відправляє замовлення постачальнику?
Ні. План поповнення створює контрольовані чернетки. Позначення документа як фактично замовленого залишається явною дією користувача після реального узгодження з постачальником.
Що відбувається, якщо приїхала лише частина товару?
Проводиться тільки фактично прийнята кількість. Відхилена кількість не потрапляє на склад, а решта залишається в замовленні як очікувана й може бути прийнята наступною поставкою.
А інвентаризація?
Для звірки фактичних залишків є окремий повний сценарій інвентаризації: пошук і фільтри, контроль розбіжностей, скасування проведення та повернення документа в чернетку для виправлення й повторного проведення.
04 · ПАРТІЇ ТА FEFO
Проведена закупівля може одразу стати джерелом партії.
Після явного ввімкнення автообліку нові проведені закупівлі створюють партії зі збереженим джерелом, кількістю та фактичною закупівельною ціною. FEFO-контроль вмикається окремо для конкретного товару й складу після фізичної звірки.
Автооблік нових партій
- Нова проведена закупівля створює партію з прив’язкою до свого рядка-джерела.
- Для різних рядків зберігаються їхні фактичні закупівельні ціни — без підміни середньою ціною картки.
- Один уже використаний рядок закупівлі не може вдруге стати джерелом тієї самої партії.
- Автооблік не вмикається сам після оновлення програми.
FEFO під час продажу
- Для контрольованого товару OutPOSt використовує придатні партії з найранішим відомим строком.
- Прострочені партії не використовуються для FEFO-продажу.
- Партія з невідомим строком потребує окремого явного дозволу — програма не вважає її придатною автоматично.
- Кілька партій або кілька рядків одного товару проводяться атомарно разом із продажем.
Повернення й історія
- Повернення відновлює саме початкові партії, з яких був проведений продаж.
- Історичне повернення зберігає цей зв’язок навіть якщо FEFO-контроль для товару пізніше вимкнули.
- Операції партій мають окрему історію; нульову завершену партію можна архівувати без втрати записів.
- Помилка під час пов’язаних операцій не має залишати частково проведений продаж або частково змінені партії.
Що потрібно зробити перед увімкненням FEFO?
Спочатку фізично звірити товар на конкретному складі й повністю розподілити наявну кількість по відомих партіях. Лише після цього має сенс вмикати контроль для цього товару/складу.
Що з партіями у переміщеннях, списаннях та інвентаризації?
Внутрішнє переміщення між складами однієї локальної бази може явно використовувати конкретні партії, а списання конкретних партій зберігає походження, собівартість та історію. Партійна інвентаризація конкретних партій поки не заявляється як завершений сценарій.
Де подивитися пояснення функції в самій програмі?
Кожен модуль має кнопку «Справка», яка відкриває детальну українську довідку. Загальна довідка містить 59 тем у 14 категоріях.
Межа автоматизації: FEFO не ідентифікує фізичну упаковку товару. Партійні переміщення і списання конкретних партій виконуються як явні контрольовані операції; партійна інвентаризація конкретних партій поки залишається окремим незавершеним етапом.
Спробуйте OutPOSt на своєму магазині.
Активуйте 7-денний пробний доступ у Налаштування → Ліцензія та перевірте продажі, закупівлі й доступні модулі до придбання безстрокової ліцензії. Перша активація потребує інтернету.